Zeitaufwändige Prozesse

Zeitfresser stecken selten dort, wo man sie vermutet. Die Bestandsaufnahme liest direkt aus der Ticket-Queue, den Postfächern, den Business-Apps und den Tabellen, die längst zu Datenbanken geworden sind. So zeigt sich, welche wiederkehrende Arbeit im Tagesgeschäft tatsächlich die meiste Zeit kostet, bevor irgendetwas bewertet oder gebaut wird.

KPI Mapping

Die am höchsten bewerteten Prozesse bekommen je einen KPI: eine Baseline in Stunden pro Monat, festgehalten mit Datum und der Angabe, ob gemessen oder geschätzt. Daraus ergibt sich die Einsparung, die eine Automation bringen soll, als Zahl statt als Versprechen. Dieselbe Messung nach der Umsetzung zeigt, was sich tatsächlich bewegt hat.

Zielerreichungs Kontrolle

Jedes Ziel bekommt einen Horizont: bis wann die Einsparung erreicht sein soll, und wer das prüft. Der Soll-Ist-Vergleich läuft in festen Abständen weiter, statt am Ende der Phase einmalig anzufallen, damit sich eine Abweichung sehen lässt, während sie noch klein ist. So bleibt die Kontrolle über die Zielerreichung sichtbar, nicht nur eine Zahl auf dem Papier.
Unangetastet
Ihre Buchhaltung, Dateien und Postfächer bleiben genau so, wie sie sind
EU-Hosting
Standort und Datenschutzbedingungen stehen für jeden angebundenen Service fest
Vorher / nachher
dieselbe Messung nach der Umsetzung zeigt, was sich bewegt hat
Startklar
bewertete Liste und Rechtsposition liegen vor, bevor Sie etwas kaufen

Zeitaufwändige Prozesse, KPI, Zielerreichungs Kontrolle

Wo im Betrieb heute Zeit verloren geht 2 Schritte
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Was im Tagesgeschäft wirklich läuft

Die Bestandsaufnahme kommt direkt aus den laufenden Systemen: welche Microsoft 365 Services bereitgestellt sind, was Buchhaltung und Terminplanung halten, welche Postfächer und Dateifreigaben die Arbeit tragen und welche Tabellen zu Datenbanken geworden sind. Weil sie am Realen ansetzt, stimmt sie an dem Tag, an dem die Arbeit beginnt.
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Bezahlt und nie geöffnet

Der Durchgang zeigt Service für Service, was bereitgestellt ist und was tatsächlich genutzt wird. Mail, Dateien, Kalender, Teams und SharePoint zählen als Arbeit, die ein Agent übernehmen könnte. Was bezahlt und nie geöffnet wurde, ist Zeit, die sich ohne neuen Einkauf zurückholen lässt.
Gefunden, bewertet und auf den KPI gebracht 3 Schritte
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Zeitfresser aus den laufenden Systemen

Wiederkehrende Arbeit kommt aus den Systemen selbst: die Ticket-Queue, Postfächer und geteilte Kalender, Business-Apps und die Tabellen, die zu Datenbanken geworden sind. Eine Session mit Ihren Mitarbeitern bestätigt Häufigkeit und Aufwand pro Eintrag, bevor die Bewertung beginnt.
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Sechs Kriterien für jeden Prozess

Jeder Prozess trägt drei Messwerte: wie oft er im Monat läuft, wie viele Minuten er dauert und wie viel Nacharbeit folgt. Sechs Kriterien bewerten ihn zusätzlich: Regelmäßigkeit, Eingangsdaten, Prüfbarkeit, Fehlerfolgen, Systemzugriff und Abnahme. Die Summen liegen zwischen 6 und 30.
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Ein KPI pro ausgewähltem Prozess

Die bewertete Liste wird nach Stunden pro Monat gegen die Eignungssumme gereiht. Eine Session mit Ihren Mitarbeitern und der Geschäftsführung legt fest, welche Prozesse drankommen. Jeder ausgewählte Prozess trägt danach einen KPI in Stunden pro Monat, bereit für die Baseline.
Route und KPI pro Aufgabe 2 Schritte
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Neun Fragen, eine Route

Neun Fragen laufen in fester Reihenfolge, die erste Übereinstimmung gewinnt. Arbeit in Outlook, Excel oder Teams nimmt die Microsoft 365 Route, ein Portal ohne Schnittstelle geht in die Browser-Automation, ein fester Hausstandard wird zum Skill oder MCP Connector. Die Aufgabe selbst bestimmt die Route.
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Die Baseline ist der KPI

Jeder ausgewählte Prozess bekommt ein Datenblatt: wer ihn ausführt, wer das Ergebnis abnimmt, die heutigen Stunden pro Monat mit Datum und Quelle, gemessen oder geschätzt, und ein Zielwert in derselben Einheit. Dieselbe Messung nach der Umsetzung zeigt, was sich bewegt hat.
Zielerreichungs Kontrolle mit Horizont 3 Schritte
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Ein Zielhorizont für jeden KPI

Jeder KPI bekommt einen Zielhorizont: bis wann die Einsparung erreicht sein soll, festgehalten neben der Baseline. Der Zielwert steht damit vor der Umsetzung fest, nicht erst am Ende der Phase. So lässt sich der Fortschritt an einem Datum messen statt an einem Gefühl.
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Soll-Ist-Vergleich in festen Abständen

Der Soll-Ist-Vergleich läuft in festen Abständen weiter, statt am Ende der Phase einmalig anzufallen. Jede Abweichung vom Zielhorizont zeigt sich, während sie noch klein ist, und wird dem verantwortlichen Prozess direkt zugeordnet. Die Kontrolle bleibt so laufend statt einmalig.
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Zielerreichungs Kontrolle pro Prozess

Für jeden Prozess steht fest, wer den Fortschritt gegen den Zielhorizont prüft und wer bei einer Abweichung entscheidet. Das Handover trägt die KPI Baselines, den Zielhorizont pro Prozess und die verantwortliche Rolle für die Kontrolle. Das verlässt den Raum, und darauf baut die nächste Phase auf.

Häufige Fragen

Müssen wir etwas ersetzen, das wir schon betreiben?
Nein. Das hier ist eine Bestandsaufnahme, kein Migrationsplan. Das Buchhaltungssystem, die Dateifreigaben, die Postfächer und das Ticketsystem werden aufgenommen, wie sie sind, und die Route pro Aufgabe wird so gewählt, dass sie mit diesen Systemen arbeitet und nicht an ihnen vorbei. Wie ein Connector vor einem System sitzt, ohne es anzufassen, zeigt die Seite zu den Automations. Lässt sich eine Aufgabe nur durch den Ersatz eines Systems lösen, steht genau das im Bericht und bleibt eine eigene Entscheidung.
Verlassen unsere Daten das Land?
Das wird pro angebundenem Service beantwortet, bevor etwas angebunden wird. Die Prüfung liefert ein EU-gehostetes Betriebskonzept und listet die Datenschutzbedingungen zu jedem Service im Scope, sodass der Eintrag für jeden Service den physischen Standort, den Betreiber, das Zugriffsmodell und das Backup-Ziel hält. EU-gehostete AI Optionen stehen daneben, damit der Modellanbieter eine ausdrückliche Entscheidung wird.
Was kostet uns der Discovery-Durchgang an Zeit?
Die Discovery liest die laufenden Systeme direkt und erzeugt die erste Liste aus dem, was dort ohnehin festgehalten ist. Eine Session mit Ihren Mitarbeitern und der Geschäftsführung bestätigt Häufigkeit und Aufwand, klärt offene Punkte und legt fest, welche drankommen. Kein Schulungstag, keine Systemänderung und keine Lizenz in dieser Phase. Aus der Session gehen hervor: eine bewertete Liste mit einer führenden Route pro Prozess, ein Datenblatt pro ausgewähltem Prozess mit seiner KPI Baseline, der Satz Checklisten pro Stakeholder-Rolle und die schriftliche Position zu DSGVO und EU AI Act.
Und wenn sich herausstellt, dass sich nichts zu automatisieren lohnt?
Dann ist das das Ergebnis, und mehr als der Durchgang wurde nicht ausgegeben. Die Eignungssummen und die Stunden pro Monat liegen vor jeder Ausgabe auf dem Tisch, ein Prozess mit niedriger Punktzahl wird also einfach nicht ausgewählt. So oder so endet der Durchgang mit denselben Dingen in der Hand: die bewertete Prozessliste mit einer führenden Route pro Prozess, ein Datenblatt pro ausgewähltem Prozess mit seiner Baseline, der Satz Checklisten pro Stakeholder-Rolle und die schriftliche Position zu DSGVO und EU AI Act.